Nouvelles obligations des
comptabilités informatisées

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Quelles sont les entreprises concernées ?

A partir de 2018, toutes les entreprises possédant une comptabilité informatisée, vont être touchées par des nouvelles obligations. En effet, leur outil de gestion que ce soit de comptabilité ou de caisse enregistrant les données de règlement devront prévoir une clôture. Les systèmes caisses devront, en plus, prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle.

Toutes ces données devront être conservées en détail soit localement dans le logiciel ou bien dans un système d’archivage. Si l’entreprise opte pour un système d’archivage, il faudra là aussi respecter certaines obligations :

  • Datation certaine des opérations
  • Intégrité des documents
  • Lecture par l’administration

La procédure prévue à l’article L. 80 O du LPF permet d’intervenir de manière inopinée dans les locaux professionnels d’un assujetti à la TVA. L’utilisation frauduleuse du logiciel, même doté d’un certificat de conformité :

  • à l’égard de l’utilisateur du logiciel ou système : les droits correspondants aux recettes éludées seront dus et assortis de pénalités de 80 % pour manœuvres frauduleuses (CGI, article 1729, c) ;
  • à l’égard de l’éditeur du logiciel ou système (ou de toute personne intervenue sur ce produit pour en permettre l’usage frauduleux) : l’amende égale à 15 % du chiffre d’affaires, prévue à l’article 1770 undecies du CGI, sera applicable ainsi que la solidarité de paiement des droits mis à la charge de l’utilisateur (prévue par ce même article).
Quels impacts pour les entreprises ?

Concernant le sujet sur les logiciels de comptabilité ou gestion ou systèmes de caisse, il convient d’obtenir pour chaque application un certificat délivré par un organisme accrédité ou une attestation individuelle délivrée par l’éditeur. Les outils « maison » passeront obligatoirement par un certificat délivré par un organisme agréé. Le certificat ou l’attestation sert à justifier des conditions ci-dessous, visées pour chaque logiciel et/ou système :

  • Inaltérabilité : aucune modification des données existantes mais opérations de correction
  • Sécurisation des données d’origine, des données de modification et des données de simulation. Ces dernières doivent être identifiables de façon très claire
  • Conservation : concerne les logiciels qui enregistrent les données de règlement. Obligation d’une clôture au minimum :
    • annuelle pour les logiciels de gestion/comptabilité,
    • quotidienne, mensuelle et annuelle pour les systèmes de caisse
  • Archivage : chaque logiciel doit permettre d’archiver les données enregistrées au maximum par exercice (annuel)
    • Figer les données
    • Garantir l’intégrité des données dans le temps
    • Accéder et lire aisément les archives par l’Administration en cas de contrôle ou de migration de système
    • Garantir la traçabilité des opérations d’archivage selon un procédé fiable
    • Autoriser la procédure de purge sur un support physique externe sécurisé, une fois que le logiciel peut garantir la production d’une archive complète.

Le certificat ou l’attestation est valable pour chaque version mineure et devra par conséquent être renouvelé en cas de version majeure.

Quelles conséquences en cas de non-respect ?

En cas de faux certificat, cela est considéré comme un délit pénal, passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000€ d’amende.

Contrôle :

  • Assujettis : assujettis à la TVA en France métropolitaine et DOM (sauf Guyane et Mayotte) à compter du 01/01/2018
  • Procédure : contrôle inopiné dans les locaux professionnels de 8h00 à 20h00 (ou selon les heures d’activité de l’assujetti)
  • Constat : preuve d’un certificat ou d’une attestation conforme pour chaque logiciel. Le cas échéant, un délai de 60 jours est accordé à l’assujetti pour se mettre en conformité.
  • Refus : en cas de refus de l’assujetti, un procès-verbal sera dressé par l’Administration + une amende de 7 500€ par logiciel

Microsoft Dynamics 365 for Operations est conforme aux exigences concernant la comptabilité informatisée et un certificat a été délivré au produit.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.